De betreffende negatieven zijn, voor zover dat nog niet gebeurd was, omgepakt in PAT (Photographic Activity Test) geteste verpakkingen. Ieder negatief heeft een nummer gekregen bestaande uit een inventarisnummer en meestal meerdere volgnummers.

De albums zijn genummerd van voorzijde omslag naar achterzijde omslag en vervolgens beschreven. Als voorbereiding op het scannen zijn de albums uit elkaar gehaald en gecontroleerd op losse onderdelen en eventueel te herstellen beschadigingen. Na het scannen zijn de albums weer in elkaar gezet, waarbij de oorspronkelijke schutbladen zijn vervangen door PAT getest papier.

Na digitalisering hoeven negatieven nauwelijks meer te worden gehanteerd, waardoor het risico op beschadiging van het materiaal wordt verkleind. Toch levert een hedendaagse scan of afdruk van een negatief niet zonder meer een beeld op dat vergelijkbaar is met een afdruk door de fotograaf zelf. Bij het afdrukken van negatieven of het maken van scans, probeert het Nederlands fotomuseum altijd de originele werkwijze van de maker te benaderen. De laborant die in opdracht van het Nederlands fotomuseum afdrukt en scant, werkt zoveel mogelijk naar het voorbeeld van vintage prints en boeken.

Het fotografisch materiaal dat op deze site is te zien werd digitaal bewerkt, maar niet geretoucheerd. De beeldbestanden zijn op deze subsite te zien als JPEG met een maat van maximaal 1200 pixels breed en een resolutie van 72 DPI. Voor meer informatie over digitalisering kan contact worden opgenomen met de afdeling Collecties van het Nederlands fotomuseum.

De collectie van het Nederlands fotomuseum wordt geregistreerd in de database Memorix, waarvan een online variant beschikbaar is via de website van het Nederlands fotomuseum. Bij de afdeling Collecties kunnen afdrukken worden besteld. Het museum levert uitsluitend afdrukken van professionele kwaliteit.