De keuze om de vaste presentaties te digitaliseren had tot gevolg dat er volgens een strak schema gewerkt moest worden. De winter- en voorjaarsperiode was, rekening houdend met de aantallen bezoekers, het meest geschikt om deze zeer diverse collecties op locatie te digitaliseren. Waar mogelijk werd gebruik gemaakt van dia's, waardoor enkele objecten gewoon konden blijven hangen. In de meeste gevallen zijn de schilderijen gewoon van de wand gehaald en de voorwerpen uit de vitrines genomen om ze zo goed mogelijk met een digitale camera te kunnen fotograferen. Van zeer grote objecten werden eerst dia's gemaakt. Vaak waren de fotografen op twee sets tegelijk bezig, één met een scanner en de ander met een digitale camera, wat de benodigde tijd aanzienlijk bekortte.

De collecties grafiek, tekenkunst en merklappen zijn bij het digitaliseringsbedrijf gescand of digitaal gefotografeerd .

Het fotograferen in het depot, waar enkele niet geëxposeerde collecties werden opgenomen, ging uiteraard veel sneller. Het gehele proces werd in iets meer dan vier weken uitgevoerd.